Tulisan Reza Rochadi (awak SKAU 90-an akhir)
Saya pernah bekerja dalam suatu perusahaan yang memiliki Knowledge Management yg baik. Bentuknya adalah sebuah repository pustaka konten-digital terpusat dimana best practices terhadap berbagai urusan pekerjaan dan resolusi permasalahan kerja yg selama ini berada di dalam benak para ahli/karyawan senior (tacit knowledge) sudah terdokumentasikan menjadi sangat rapih (explicit knowledge). Konten dokumentasi explicit knowledgenya bisa dalam bentuk dokumen word ataupun worksheet, presentasi siap pakai, wiki, blog, video, maupun rekaman audio.
Sistem Knowledge Management ini terkatalog dengan baik, dan konten yang diperlukan mudah dicari jika kita memerlukan pengetahuan tertentu terkait urusan pekerjaan tertentu. Sehingga kultur kerja perusahaan sudah tidak tergantung lagi pada keahlian perorangan --apalagi jika karyawan yang ahli itu dimutasi, naik jabatan, ganti profesi, pindah/keluar kerja, ataupun pensiun--, namun pengetahuan keahlian itu bisa lebih di simpan dan dapat dishare kembali. Dimana explicit knowledge yang di re-share itu sudah dalam bentuk best-practicenya, sudah bukan dalam ekperimental maupun coba-coba, namun dengan cara paling efektif dan efisien dalam melakukan suatu aktivitas pekerjaan. Ini membuat budaya sharing pengetahuan menjadi lebih terstruktur dalam suatu perusahaan dan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien, meminimalisir proses trial-and-error dalam melakukan suatu aktivitas pekerjaan. Karyawan baru atau karyawan yg baru menempati posisi baru (setelah dipromosikan) bisa dengan mudah mempelajari best practices yang sudah dilakukan karyawan sebelumnya di posisi dan aktivitas pekerjaan yang sama.
Namun implementasi Knowledge Management juga memiliki tantangannya sendiri. Tantangan terbesar di Indonesia adalah kemampuan literasi mendokumentasikan tacit knowledge yg masih sangat minim, budaya kita masih banyak yang belum melek literasi walaupun mayoritas sudah pada melek huruf. Selain itu diperlukan juga kemauan karyawan untuk sharing & mendokumentasikan tacit knowledge pengalaman keahliannya yang sudah dimilikinya selama ini.
Untuk mendukung perilaku sharing dan menulis ini, organisasi perusahaan harus mengkondisikan budaya knowledge management yang kuat dalam budaya kerja, misal memberikan reward yang menarik untuk karyawan yang ahli dalam suatu bidang pekerjaan untuk sharing dan mendokumentasikan keahliannya dalam menyelesaikan suatu urusan pekerjaan. Perusahaan juga perlu disiplin untuk memelihara aset konten Knowledge Management yang dimilikinya, memastikan aset konten knowledge yang berada di dalamnya adalah versi best practices terkini yang bisa dipakai, dan merencanakan kapan konten knowledge best practices tertentu harus diarsipkan (karena sudah tak up-to-date) hingga akhirnya disposal. Untuk melakukan operasional pemeliharaan Knowledge Management ini, organisasi/perusahaan perlu berinvestasi untuk memiliki sumber daya khusus, baik itu sumber daya teknologi (dalam bentuk Enterprise Content Management tools) maupun divisi khusus untuk mengelola Knowledge Management tersebut.
 |
| Ilustrasi |
Saya pernah bekerja dalam suatu perusahaan yang memiliki Knowledge Management yg baik. Bentuknya adalah sebuah repository pustaka konten-digital terpusat dimana best practices terhadap berbagai urusan pekerjaan dan resolusi permasalahan kerja yg selama ini berada di dalam benak para ahli/karyawan senior (tacit knowledge) sudah terdokumentasikan menjadi sangat rapih (explicit knowledge). Konten dokumentasi explicit knowledgenya bisa dalam bentuk dokumen word ataupun worksheet, presentasi siap pakai, wiki, blog, video, maupun rekaman audio.
Sistem Knowledge Management ini terkatalog dengan baik, dan konten yang diperlukan mudah dicari jika kita memerlukan pengetahuan tertentu terkait urusan pekerjaan tertentu. Sehingga kultur kerja perusahaan sudah tidak tergantung lagi pada keahlian perorangan --apalagi jika karyawan yang ahli itu dimutasi, naik jabatan, ganti profesi, pindah/keluar kerja, ataupun pensiun--, namun pengetahuan keahlian itu bisa lebih di simpan dan dapat dishare kembali. Dimana explicit knowledge yang di re-share itu sudah dalam bentuk best-practicenya, sudah bukan dalam ekperimental maupun coba-coba, namun dengan cara paling efektif dan efisien dalam melakukan suatu aktivitas pekerjaan. Ini membuat budaya sharing pengetahuan menjadi lebih terstruktur dalam suatu perusahaan dan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien, meminimalisir proses trial-and-error dalam melakukan suatu aktivitas pekerjaan. Karyawan baru atau karyawan yg baru menempati posisi baru (setelah dipromosikan) bisa dengan mudah mempelajari best practices yang sudah dilakukan karyawan sebelumnya di posisi dan aktivitas pekerjaan yang sama.
Namun implementasi Knowledge Management juga memiliki tantangannya sendiri. Tantangan terbesar di Indonesia adalah kemampuan literasi mendokumentasikan tacit knowledge yg masih sangat minim, budaya kita masih banyak yang belum melek literasi walaupun mayoritas sudah pada melek huruf. Selain itu diperlukan juga kemauan karyawan untuk sharing & mendokumentasikan tacit knowledge pengalaman keahliannya yang sudah dimilikinya selama ini.
Untuk mendukung perilaku sharing dan menulis ini, organisasi perusahaan harus mengkondisikan budaya knowledge management yang kuat dalam budaya kerja, misal memberikan reward yang menarik untuk karyawan yang ahli dalam suatu bidang pekerjaan untuk sharing dan mendokumentasikan keahliannya dalam menyelesaikan suatu urusan pekerjaan. Perusahaan juga perlu disiplin untuk memelihara aset konten Knowledge Management yang dimilikinya, memastikan aset konten knowledge yang berada di dalamnya adalah versi best practices terkini yang bisa dipakai, dan merencanakan kapan konten knowledge best practices tertentu harus diarsipkan (karena sudah tak up-to-date) hingga akhirnya disposal. Untuk melakukan operasional pemeliharaan Knowledge Management ini, organisasi/perusahaan perlu berinvestasi untuk memiliki sumber daya khusus, baik itu sumber daya teknologi (dalam bentuk Enterprise Content Management tools) maupun divisi khusus untuk mengelola Knowledge Management tersebut.
Comments
Post a Comment